AI en Management - Serie Artificial intelligence in bedrijf

Voor veel ondernemers klinkt artificial intelligence (AI) nog steeds als ver van mijn bed. Maar wat is het? En hoe kan de gemiddelde ondernemer het nu al inzetten? Of passen we het stiekem al toe?

Waar automatisering in de afgelopen decennia z’n voordelen had in processen waar veel gegevens gelijktijdig verwerkt moesten worden (of dezelfde handelingen repeterend uitgevoerd moesten worden), gaat artificial intelligence ons helpen door data te analyseren, interpreteren en, op basis daarvan, beslissingen te nemen. Tot voor kort waren die activiteiten vooral voorbehouden aan mensen, maar met de verdere ontwikkeling van machine learning kunnen computers of machines denken en werken zoals mensen. Ze kunnen taal herkennen en spreken, problemen oplossen, zichzelf vaardigheden aanleren, waarnemingen interpreteren, complexe situaties overzien, vooruit plannen en beredeneren. Het grote verschil tussen mens en computer is dat AI gelijktijdig toegang heeft tot méér en veel grotere databronnen, en die makkelijker weet te hanteren, en eigenlijk vrijwel onbeperkte rekentijd heeft om analyses uit te voeren.

Nu wordt het al iets concreter, maar wat gaat dat dan opleveren in de gemiddelde, hedendaagse werksituatie? En hoe kan je als ondernemer ervoor zorgen dat AI voor je gaat werken? Simpel, leun eens achterover en denk na over alle werkprocessen waarin taal gebruikt wordt, problemen opgelost moeten worden, waar gepland wordt of complexe situaties moeten worden voorzien. Precies… dat zijn nogal wat activiteiten.

Laten we eens de ‘traditionele’ werkprocessen van een bedrijf onder de loep nemen. Deze keer: het Management.

AI en Management
Iedereen gebruikt wel Office-programma’s. AI neemt nu stapje-voor-stapje een steeds belangrijker rol in de meestgebruikte software op kantoor. Langzamerhand worden alle taken van managementondersteunende functies overgenomen door de computer. De avond vóór een vergadering organiseert en rubriceert Outlook de relevante bestanden. Aangepast op voorkeuren, beschikbaarheid en werktijden worden gepersonaliseerde suggesties gedaan voor vergadertijden. Deze voorkeuren hoef je niet door te geven - Outlook leert in de loop van de tijd vanzelf welke vergaderruimte- of tijd jij het prettigst vindt. Ook worden e-mails gescand op inhoud om alvast informatie vooraf in te vullen of om te bepalen wat belangrijk is. En bij conference calls maakt een tool als Tetra automatisch de transcriptie. Dat zijn de simpele, alledaagse voorbeelden waarmee veel tijd bespaard gaat worden. Volgens een onderzoek van McKinsey wordt ongeveer 30% van de tijd op managementniveau besteed aan werkzaamheden die nú al met gemak geautomatiseerd kunnen worden.

Maar hoe zit het met de meer strategische taken? De werkzaamheden waarvoor we onze creativiteit moeten gebruiken? En die inzicht vereisen in gedrag of waar we juist onze ervaring moeten inzetten om toekomstvoorspellingen te doen. We zien nu al tools op het gebied van data-analyse / -visualisatie, zoals Power BI, die AI-functies krijgen. Deze functies visualiseren niet alleen de data, maar interpreteren ze ook of geven suggesties. Het zijn slechts de eerste stapjes naar strategische beslissingen die volledig geautomatiseerd worden genomen op basis van enorme hoeveelheden data. In de toekomst is kennis van IT en innovatie dan ook een belangrijke extra eigenschap die de directie van elk bedrijf moet bezitten.

Ook voor het managen van een onderneming of activiteit zijn er nu al uiteenlopende ondersteunende tools. Tools zoals Pega die productiviteit van werknemers analyseert en verbetervoorstellen doet, of Skan, die werkzaamheden van medewerkers observeert en in detail werkprocessen in kaart brengt.